הנהלת חשבונות

הנהלת חשבונות היא פונקציה הכרחית לקיומו ולהתנהלותו החוקית של כל עסק, חברה ומוסד בישראל. חוקי מס הכנסה בישראל הינם נוקשים ומחייבים כל בעל עסק בישראל לדקדק בתיעוד החומר החשבונאי שברשותו ולשמרו לתקופה של שש שנים וכן להקפיד על כללי גביית המע"מ.
הרבה עסקים בוחרים לנהל את תיק החשבונות שלהם בצורה עצמאית תוך היעזרות בתוכנות מחשב לניהול חשבונות מקצועי, אולם עסקים המעוניינים לנהל את חשבונותיהם בצורה יעילה, מקצועית ומדויקת מעדיפים להשתמש בשירותיו של איש מקצוע.
במאמר הבא, נספק לכם את כל המידע הדרוש לכם על ניהול חשבונות חוקי ומקצועי.

על תפקיד הנהלת חשבונות

הנהלת חשבונות היא כלי הבקרה הפיננסי הנדרש על פי חוק בכל ארגון, מוסד ממשלתי, חברה ועסק עצמאי (עוסק מורשה עוסק פטור) בישראל מצד רשויות המס. תפקידה של הנהלת חשבונות הוא רישום עדכני ושיטתי של כלל הפעולות הפיננסיות המתבצעות בעסק, הבונות את המחזור העסקי של החברה. כל פרויקט של ניהול חשבונות נשען על עקרונות הפעולה הבאים:

1. עקרון הרישום – איסוף, רישום ותיעוד כלל התנועות הפיננסיות המתבצעות בעסק.
2. עקרון העלות ההיסטורית – רישום ותיעוד חשבונאי של כלל עלויות העסק.
3. עקרון הגילוי הנאות – העברת דוחות לבעל העסק ולרשויות המס בישראל המאפשר לבצע פעולות ייעול.
4. עקרון האובייקטיביות – תיעוד אובייקטיבי וחוקי של כל התנועות הפיננסיות של העסק.
5. עקרון ההקבלה – הכרה בעובדה כי כל הליך של ניהול חשבונות מורכב מהוצאות והכנסות.

על מנהל חשבונות

מנהל חשבונות הוא איש מקצוע, שרכש השכלה בתחום הנהלת חשבונות ועבר בהצלחה את כלל בחינות ההכשרה מטעם משרד התמ"ת בתחום ראיית החשבון. מנהל החשבונות אמון על ניהול, תיעוד ורישום מקצועי וחוקי של כל העסקאות הפיננסיות המתבצעות בארגון, זאת תוך שימוש בתוכנה לניהול ספר חשבונות (כדוגמת "חשבשבת") ועמידה בכללי החשבונאות המקובלים על רשויות מס הכנסה בישראל. מדי שנה או רבעון על מנהל החשבונות להעביר מאזן בוחן סופי לרואה החשבון בכדי שיוכל להפיק מאזן ודוח רווח והפסד לחברה.

אילו שיטות רישום של ניהול חשבונות?

באופן כללי, ישנן שתי שיטות רישום נפוצות לניהול חשבונות והן: הנהלת חשבונות כפולה וכן הנהלת חשבונות חד צידית.

1. הנהלת חשבונות כפולה – היא שיטת רישום המתאימה לארגונים או חברות בע"מ (הרשומים אצל רשם החברות), המחייבת רישום כפול של כל עסקה שהתבצעה בעסק תוך שמירה על איזון בין יתרת החובה ליתרת הזכות (כלומר: יש לרשום את מקור המימון כנגד כל הוצאה ואת כל הנכסים שנוצרו בעקבות כל הכנסה של העסק).
2. הנהלת חשבונות חד צידית – היא שיטת רישום המתאימה לעסקים קטנים הכוללת רישום תנועת ההוצאות וההכנסות של העסק.

מהן דרישות החוק לדיווח מחברה בע"מ לעומת עוסק מורשה?

החוק הישראלי מחייב כל בעל עסק וחברה בישראל לנהל מערכת של הנהלת חשבונות דו צידית ובנוסף להגיש דוח החתום על ידי רואה חשבון. כאשר חברות גדולות נוטות להעסיק מנהל חשבונות מטעם החברה ואילו חברות קטנות מעדיפות להשכיר שירותי ראיית חשבון ממשרדים עצמאיים. חלק עיקרי מעבודת הדיווח של ניהול חשבונות כרוכה בניהול ספר חשבונות המרכז בתוכו את כל התנועות הכספיות של העסק שהתבצעו בכל חודשי השנה.
ספר חשבונות סטנדרטי מורכב מחמישה סוגים של חשבונות, לרבות:

• חשבונות הקשורים להון עצמי, כדוגמת: חשבון הון מניות וחשבון עודפים.
• חשבונות הקשורים לנכסי העסק, כדוגמת: חשבון לקוחות, חשבון שקים לגבייה וחשבון מקרקעין.
• חשבונות הנוגעים להכנסות העסק, כדוגמת: הכנסות ממתן שירותים ועוד.
• חשבונות הנוגעים להתחייבויות העסק, לרבות: חשבון ספקים, חשבון אשרי בנקאי וחשבון הלוואות לטווח ארוך.
• חשבונות הנוגעים להוצאות העסק, כדוגמת: חשבון הוצאת טלפון וחשבון הוצאת חשמל.
בכל הליך של ניהול חשבונות מקצועי נהוג לפצל את החשבונות הללו לקטגוריות חיוב שונות, לרבות: הוצאות מימון, רכוש קבוע, לקוחות, אשראי לזמן קצר ועוד.

מה בין חשבונית מס לקבלה?

ההבדל העיקרי בין חשבונית מס לקבלה הוא כי חשבונית מס היא מסמך המונפק מצד העסק וניתן ללקוח בתום עסקה (בין אם מדובר במוצר ובין אם מדובר בשירות) ומורה לו להעביר את התשלום הנדרש בעבור המוצרהשירות שרכש. חשבונית מס תקנית מכילה את סכום העסקה, חלק מס ערך מוסף ואת פרטי העסק. לעומת זאת, קבלה היא מסמך רשמי המונפק על ידי עוסק מורשה בסיום העסקה תמורת קניית מוצר או שירות ועליה נקוב סכום העסקה שעל הלקוח לשלם.

על תוכנת הנהלת חשבונות

בתחילת שנות ה – 80, מהפכת המחשוב חדרה גם אל עולם הנהלת חשבונות. אם בעבר, נחשב הרישום החשבונאי לפעולה בירוקרטית מורכבת הכרוכה בחישובים שנתיים ובשמירה על נתונים ודוחות במשך שנים, הרי שהיום מהפכת המחשוב הפכה את ההליך של ניהול חשבונות להליך יעיל ופשוט יותר.
כיום ישנן תוכנות הנהלת חשבונות רבות, המספקות מענה כולל לעסקים קטנים בכל הקשור לניהול ספרי חשבונות, עבודה מול ספקים, ניהול מלאי, ניהול דוחו"ת ועוד.
תוכנת הנהלת חשבונות מתאימה לעסקים קטנים, לעסקים הנמצאים בתחילת דרכם ולבעלי מקצועות חופשיים (כגון: אדריכלים, יועצים, עורכי דין, מאמנים אישיים, עוסקים פטורים ועוד) המעוניינים להוזיל את העלויות, לחסוך בזמן יקר ולייעל את הליך הנהלת החשבונות בעסקיהם.
מרבית תוכנות ניהול החשבונות מאפשרות למשתמשים להפיק את המסמכים והדוחות הבאים: ניהול מלאי, דוחות מע"מ, ניהול ספקים, הזמנות עבודה, חשבוניות מס וקבלות, תעודות משלוח, חשבוניות במטבעות זרים, דו"ח רווח והפסד, מקדמות מס, תעודות להחזר שיקים, הצעות מחיר, סליקת כרטיסי אשראי, שירות גיבוי מקוון, גיבוי ושחזור נתונים, הפקת חשבוניות באנגלית, ועוד.
כמו כן, כיום ישנם חברות המעניקות שירותי הנהלת חשבונות באינטרנט ולמעשה מאפשרות לבעלי עסקים קטנים לחסוך זמן יקר וכסף רב הכרוך בשכירת שירותיו של מנהל חשבונות פנימי.

לסיכום, אם ברצונכם לנהל את חברתכם בחוכמה, אנו ממליצים לכם לפנות לאיש מקצוע המתמחה בתחום הנהלת חשבונות.